Vor Ihrer Ankunft
Visabestimmungen, Übersetzung und Legalisierung von Dokumenten, Krankenversicherung, Wohnmöglichkeiten
Bevor Sie sich auf den Weg nach Heidelberg machen und Ihre Arbeit am Institut aufnehmen, sind einige rechtliche Formalitäten zu erfüllen. Hier möchten wir Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Punkte geben.
Für die Einreise nach Deutschland wird in vielen Fällen ein Visum benötigt. Dieses erhalten Sie bei der deutschen Botschaft Ihres Heimatlandes. Planen Sie für den Antragsprozess etwa zwei bis drei Monate ein. Visa für mitreisende Familienmitglieder sollten Sie zeitgleich beantragen.
Die Adressen des jeweiligen deutschen Konsulats mit Angaben zur Visumspflicht für Ihr Land sowie nähere Informationen zu Visabestimmungen finden Sie auf folgenden Webseiten des Auswärtigen Amtes:
Wenn Sie zu folgenden Gruppen gehören, brauchen Sie kein Visum für die Einreise nach Deutschland:
- Gruppe A: Staatsbürger aus Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU), der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein benötigen kein Visum.
- Gruppe B: Dasselbe gilt für Staatsangehörige aus Australien, Israel, Japan, Kanada, Neuseeland, Republik Korea und den USA.
Generell berechtigt ein Visum in allen Fällen lediglich zur Einreise und zu einem Aufenthalt von 90 Tagen. Planen Sie einen längeren Aufenthalt, müssen Sie bald nach Ankunft eine Aufenthaltserlaubnis beantragen. Das gilt auch für Staatsangehörige der Gruppe B. Für EU-Angehörige wird statt der Aufenthaltsbescheinigung relativ formlos eine sogenannte Freizügigkeitsbescheinigung erteilt.
Für alle Visa-Angelegenheiten ist das International Office am MPIK zuständig.
- Reisepass oder Personalausweis, der für die gesamte Dauer Ihres Aufenthaltes gültig ist. Wenn Sie Ihren nationalen Ausweis verlängern müssen, müssen Sie anschließend erneut zur deutschen Ausländerbehörde gehen.
- evtl. gültiges Visum
- (Reise)Krankenversicherung
- biometrische Fotos
- Heiratsurkunde (und Apostille oder Legalisierung)
- Wenn Sie mit Kindern reisen: Geburtsurkunde der Kinder (und Apostille oder Legalisierung sollte ein Visum oder eine Aufenthaltsgenehmigung benötigt werden) und die letzten Schulzeugnisse
- Alle Universitätszeugnisse (Master/PhD)
Sie benötigen in Deutschland einen ausreichenden Krankenversicherungsschutz – und müssen diesen für eine Aufenthaltsgenehmigung auch nachweisen. Deshalb ist es ratsam, rechtzeitig im Vorfeld zu prüfen, ob Ihre Krankenversicherung ausreichend ist oder ob Sie gegebenenfalls eine Krankenversicherung in Deutschland beantragen müssen.
Die Versicherung Ihres Heimatlandes kann Ihnen dabei Auskunft erteilen, ob sich Ihr Versicherungsschutz auf Deutschland erstreckt. Beachten Sie dabei bitte, dass Unfälle, medizinische Behandlungen und Krankenhausaufenthalte abgedeckt sind. Ist der Schutz ausreichend, erhalten Sie eine Versicherungsbestätigung Ihrer Krankenkasse und den Vordruck E 101, der bestätigt, dass Sie in Ihrem Heimatland weiterversichert und von der deutschen Krankenversicherungspflicht befreit sind.
Ist Ihr Krankenversicherungsschutz in Deutschland nicht oder nicht ausreichend abgedeckt, empfiehlt sich bei einem längeren Aufenthalt der Abschluss einer deutschen Krankenversicherung. Während Ihrer Zeit in Deutschland kann die Versicherung in Ihrem Heimatland nach Rücksprache ruhen.
Generell existieren in Deutschland zwei Krankenversicherungsformen: die private und die gesetzliche Krankenversicherung. Bitte beachten Sie dabei:
- Stipendiaten können sich grundsätzlich nur privat versichern.
- Haben Sie einen Arbeitsvertrag und ein Jahresgehalt, das drei Jahre lang über 73.800 Euro liegt (Stand 2025), können Sie wählen, ob Sie sich gesetzlich oder privat versichern möchten.
- Mit einem Arbeitsvertrag und einem Jahreseinkommen unterhalb dieser Grenze fallen Sie automatisch in die gesetzliche Krankenversicherung.
In allen Fällen lohnt sich ein Vergleich des Leistungsspektrums der verschiedenen Krankenkassen. Sie können dann bereits vom Heimatland aus den Versicherungsschutz in Deutschland abschließen.
In jedem Fall sollte sichergestellt sein, dass Sie sofort nach Einreise in Deutschland einen umfassenden Schutz haben. Bitte stellen Sie sicher, dass die mitreisende Familie ebenfalls krankenversichert ist!
Bei der Krankenkasse Ihrer Wahl erhalten Sie zudem Ihre deutsche Rentenversicherungsnummer („Sozialversicherungsnummer“).
TIPP: Sind Sie auf der Suche nach einem Arzt / einer Ärztin, die eine bestimmte Sprache spricht? Dann werden Sie eventuell hier fündig: arztsuche-bw.de
Unter “Erweiterte Suche” können Sie die Sprachen eingeben, die Sie suchen.
Heidelberg ist eine attraktive Universitätsstadt, in der viele Menschen gerne arbeiten und leben.
Dies schlägt sich in den Preisen und der Verfügbarkeit von Wohnraum nieder. Gerade Gastwissenschaftlicher, die kurzfristig und/oder für einen kurzen Zeitraum eine (teil-)möblierte Wohnung anmieten, müssen damit rechnen, bis zu 40% ihres monatlichen Gehalts für Wohnungskosten aufzuwenden.
Die Semester der Universität beginnen jeweils im April und Oktober. In dieser Zeit ist die Wohnungsnachfrage deshalb besonders hoch.
Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich frühzeitig – im Idealfall mehrere Monate vor Beginn Ihres Aufenthaltes - um eine Unterkunft zu kümmern.
Für die ersten Tage oder Wochen besteht außerdem die Möglichkeit, ein Zimmer in unserem Gästehaus zu mieten, das sich auf dem Campus des MPIK befindet. Die Anzahl der Plätze ist jedoch begrenzt, deshalb ist es auch hier von Vorteil, eine frühzeitige Reservierung vorzunehmen. Beachten Sie bitte außerdem, dass sich das Gästehaus außerhalb der Stadt auf dem Institutscampus befindet.
Neben der privaten Wohnungssuche ist es möglich, einen Immobilienmakler zu beauftragen. Diese lassen sich z.B. über die Gelben Seiten finden. Die dabei fällig werdende Maklerprovision darf bis zu zwei Monatsmieten (kalt) zzgl. Mehrwertsteuer betragen.
Wird in der Immobilienannonce nicht ausdrücklich darauf hingewiesen, enthält die Wohnung keinerlei Einrichtung.
Hier können Sie nach Wohnmöglichkeiten suchen:
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