Conditions de remboursement des frais de voyage par l'IMPRS-QD

• Le voyage doit être utile pour le doctorat et soutenu par le superviseur responsable du doctorant de l'IMPRS-QD.
  
  
• La participation du doctorant de l'IMPRS-QD à une conférence utile pour le doctorat doit être active sous la forme d'une présentation de poster ou d'une présentation orale (contributed talk). Des présentations invitées (invited talks) seront envisagées favorablement et sont  généralement nécessaires pour le remboursement des frais des voyages plus coûteux.
  
  
• Normalement, si la situation financière le permet, l'IMPRS-QD rembourse les frais de voyage pour une conférence au cours du projet de doctorat. Selon le montant des dépenses, la distance de la destination et l'importance pour le doctorat, il est possible occasionnellement de rembourser des frais d'un deuxième voyage pour la participation à une conférence.
  
  
• En plus, l'IMPRS-QD peut rembourser des frais de voyage pour la participation aux universités d'été ou d'hivers (summer/winter schools). 
  
  
• Chaque demande d'autorisation de voyage officielle sera examinée individuellement en tenant compte de la performance du doctorant de l'IMPRS-QD, le financement demandé et les voyages entrepris.
  
  Sous réserve que les conditions requises soient remplies, les mesures suivantes doivent être prises pour recevoir le remboursement de l'IMPRS-QD:
  
  
  1. Contactez le secrétariat de l'MPRS-QD par e-mail longtemps avant votre voyage et demandez les formulaires Travel Authorization Request Form et Travel Expense Report. Il vous enverra par e-mail ces deux formulaires et vous fournira d'autres détails importants.
     
     
  2. Le superviseur responsable doit envoyer une justification pour le voyage au secrétariat de l'IMPRS-QD.
     
     
  3. Remplissez le formulaire Travel Authorization Request Form et envoyez-le à temps  au secrétariat de l'IMPRS-QD. Le secrétariat de l'IMPRS-QD vous informera par e-mail dès que votre demande d'autorisation de voyage aura été approuvée.
     
     REMARQUE:
     Il est recommandé de lire attentivement le formulaire Travel Expense Report avant le début de votre voyage pour savoir quels documents et informations vous devez collecter.
     
     
  4. Après votre voyage, remplissez le formulaire Travel Expense Report et envoyez-le avec les documents nécessaires, à temps, par poste directement à la section déplacement (Reisekostenstelle) du MPIK en utilisant l'adresse suivante:
     
     Max-Planck-Institut für Kernphysik (MPIK)
     Reisekostenstelle
     Saupfercheckweg 1
     69117 Heidelberg